پیامبر اکرم (ص): «هر که حاجت برادر مؤمنشی را روا کند روز قیامت کنار ترازوی اعمالش می ایستم، اگر موفق نشود من از او شفاعت خواهم کرد.»
«آئین نامه ملاقات مردمی»
بند ۱) اداره روابط عمومی منطقه موظف است به منظور دریافت و بررسی مشکلات شهروندان و ارجاع آن به واحد مربوطه، روزهای دوشنبه را جهت ملاقات عمومی شهروندان با شهردار محترم منطقه اختصاصی دهند.
۱-۱) پس از مراجعه شهروند به منظور ثبت در خواست، کارشناسی ارتباط مردمی منطقه موظف است، نسبت به دریافت و ثبت اطلاعات مورد نظر در سامانه ملاقات مردمی اقدام نموده و کد رهگیری به شهروند اعلام نماید. همچنین کارشناس مربوطه موظف است پس از اعلام نظر کارشناسی واحد مربوطه، نسبت به تعیین وقت ملاقات و اطلاعرسانی به شهروند اقدام نماید. بدیهی است سایر اقدامات بعد از ملاقات شهروند با شهردار یا مسئولان واحدهای مربوطه، از طریق سامانه مذکور توسط اداره روابط عمومی منطقه انجام خواهد شد. (توجه: عملکرد سامانه مذکور در منطقه به طور مداوم ار طریق اداره کل روابط عمومی و بین المللی و دفتر شهردار نظارت وار ربابی میسود
۲-۱) پس از ثبت درخواست شهروند در سامانه و ارسال آن به حوزه مربوطه جهت اعلام نظر کارشناسی، چنانچه حوزه مربوطه نظر کارشناسی خود را اعلام نکرد در سامانه مذکور آیتمی تعریف شده که اداره روابط عمومی میتواند درخواست مذکور را بدون نظر کارشناسی برای شهردار منطقه ارسال کند. ۳-۱) چنانچه نظر کارشناسی بر عدم ملاقات شهروند با شهردار منطقه باشد و شهروند به این رای معترض باشد، مدیر روابط عمومی موظف است درخواست شهروند را جهت بررسی مجدد به بازرسی ارجاع گردد
۴-۱) چنانچه شهروند موفق به حضور در جلسه ملاقات عمومی نشود و در شرایط اضطرار قرار داشته باشد، مدیر روابط عمومی موظف است زمینه ملاقات شهروند با شهردار منطقه را فراهم نماید.
۵-۱) اداره روابط عمومی باید کلیه درخواستها را در سامانه ملاقات مردمی ثبت نموده و درخواستهایی که توسط روابط عمومی مرتفع می شود با قید جمله «حل و فصل توسط روابط عمومی» مشخص گردد.
۶-۱) مکان ثبت نام برای ملاقات مردمی باید در دسترس و در خور شأن شهروندان باشد.
بند ۲) در تمامی جلسات ملاقات مردمی علاوه بر حضور شهردار منطقه، با توجه به مشکلات مطرح شده توسط شهروندان، سایر مدیران با توجه به نظر مدیر روابط عمومی و تشخیص و صلاحدید شهردار منطقه باید در محل ملاقات مردمی حضور داشته باشند.
۱-۲) اداره روابط عمومی منطقه موظف است نسبت به جانمایی عناوین شهردار و سایر معاونان و مدیران مربوطه جهت تکریم ارباب رجوع اقدام کند.
۲-۲) اداره روابط عمومی منطقه موظف است نسبت به طراحی و نصب بنر با موضوع «جلسه ملاقات مردمی» به همراه تاریخ برگزاری آن و ذکر چندمین جلسه، اقدام نماید.
بند ۳) اداره روابط عمومی منطقه موظف است نسبت به مستندسازی جلسه اقدام نماید.
بند ۴) شهرداری مناطق موظف هستند در روزهای تعیین شده برای ملاقات مردمی و جهت تحقق طرح تکریم ارباب رجوع، نسبت به پذیرایی اقدام نموده و بسته های فرهنگی و آموزشی جهات أهداء به ملاقات کنندگان را به عنوان بخشی از برنامه در نظر گیرند. چنانچه ملاقات کننده به همراه فرزندش در محل ملاقات حضور داشتند هدیه ای متناسب با وی اهدا گردد.
بند ۵) اداره روابط عمومی منطقه برای آگاهی مراجعه کنندگان از روند کار شهرداری منطقه، نسبت به پخش برنامه هایی در روزهای تعیین شده برای جلسات ملاقات مردمی مانند نمایش پروژه های انجام
شده یا در دست اقدام 5 طریق نمایشگر اقدام نمایند. بند ۶) به منظور برقراری نظم و انضباط در جلسات ملاقات مردمی، حضور فعال مدیر اجرائیات الزامی
است.
بند۷) اداره روابط عمومی منطقه موظف است با همکاری امور ایثار گران منطقه، در جلسات ملاقات مردمی اولویت را به خانواده معظم شهدا، ایثارگران، آزادگان، معلولان و سالخوردگان اختصاص دهند.
بند ۸) اداره روابط عمومی منطقه موظف است جهت رفاه حال جانبازان، سالمندان و بیمارانی که معلولیت جسمی دارند فضا و مکان مناسبی را در نظر گیرد و توجه ویژه و خاصی به آنها داشته باشد.
بند ۹) در جهت بهبود روند حل و بررسی مسائل و مشکلات شهروندان، به موازات ملاقاتهای مردمی در روزهای تعیین شده توسط شهرداران مناطق، شهرداران نواحی نیز باید حسب دستور شهردار محترم تهران، نسبت به ملاقات مستمر با شهروندان اقدام نمایند.
۹-۱) در این راستا شهرداری نواحی موظفند در سطح محلات، سراهای محله، شورایاری ها، مساجد و ساختمان ناحیه، اطلاع رسانی مناسب انجام دهند. بند ۱۰) اداره روابط عمومی منطقه موظف است با رعایت نکات زیر به بهترین نحو پاسخگوی درخواست شهروندان باشد: جدیت در انجام امور محوله، راهنمایی صحیح و اصولی و توجیه مراجعان، ارائه خدمات مطلوب به شهروندان به گونه ای که مراجعان احساس نکنند متصدیان امر در حل مشکلات و انجام امور بی تفاوت و یا فاقد انگیزه و جدیت لازم می باشند، رعایت عدالت، انصاف، ادب و نزاکت در برخورد با مراجعین.
بند ۱۱) مشکلات و تنگناهایی که باعث توقف یا طولانی شدن رسیدگی به امور مراجعان میگردد به مدیریت منتقل و اقدامات لازم جهت رفع آن اتخاذ گردد.
بند ۱۲) اداره روابط عمومی منطقه موظف است در جهت جلب اعتماد مراجعه کنندگان و ایجاد و تقویت این احساس که شهرداری نهادی اجتماعی است، از پیام های فرهنگی و آموزشی و بهرهگیری از سخنان معصومین و بزرگان استفاده کنند.
بند ۱۳) اداره روابط عمومی منطقه موظف است در هر جلسه ملاقات مردمی بنر اطلاعرسانی مناسب جهت راهنمایی شهروندان به صورت هفتگی آماده نموده و در محلی که ملاقات مردمی صورت می پذیرد و نیز در ورودی ساختمان منطقه، معاونت شهرسازی، اداره درآمد و اداره املاک نصب نماید.
بند ۱۴) بدیهی است نظارت بر حسن اجرای این آئین نامه بر عهده بالاترین مقام اجرایی در منطقه است.